واکاوی مزایا و معایب دورکاری کارمندان در شرایط بحران

پژوهشگران حاضر در وبینار آنلاین دورکاری در شرایط بحرانی در شهرداری تهران از سلسله نشست های علمی دوازدهمین جشنواره پژوهش و نوآوری در مدیریت شهری(مجمع شهری تهران) با موضوع دورکاری در شرایط بحرانی در شهرداری تهران عنوان کردند، بحران کرونا تاریخ جهان را به دوران قبل و بعد از کرونا تقسیم کرده است که در این میان تغییرات نظام اداری و منابع انسانی در شهرداری تهران با رفع شرایط کنونی به شرایط قبل باز نخواهد گشت و نیروی انسانی با شرایط جدیدی در ارائه وظایف سازمانی خود پس از رفع این بحران مواجه می شوند.

به گزارش گروه شهری آوای جامعه، نائب رئیس کمیسیون برنامه و بودجه شورای شهر تهران در این وبینار آنلاین که با حضور سید محمد احمدی، شهردار رشت، عباس کرکه آبادی، مدیرکل دفتر نوسازی، تحول اداری و فناوری اطلاعات سازمان شهرداری‏ها و دهیاری‏های کشور، اسحاق بهادری، مدیرکل منابع انسانی شهرداری تهران، کاوه تیمورنژاد، پژوهشگر، میرعلی سید نقوی، دانشیار دانشگاه علامه طباطبایی و روح الله فلاحی، مدیر مطالعات و برنامه ریزی توسعه شهری و توسعه منابع انسانی مرکز مطالعات و برنامه ریزی شهر تهران برگزار شد، گفت: در یک سال اخیر به دلیل شیوع ویروس کرونا که بحرانی جهان شمول است، روابط اجتماعی در زندگی انسان ها متاثر از این اتفاق تغییر کرده است. به عنوان مثال اگر در گذشته مدیران منابع انسانی دغدغه حضور و غیاب کارکنان را داشتند، اما امروزبه دنبال ساز و کارهایی هستند که بدون حضور کارکنان هم از گسترش این بیماری جلوگیری کنند و هم ماموریت های سازمان خود را اجرا کنند.

حسن رسولی با اشاره به اینکه شیوع اپیدمی کرونا باعث شده تا بخش های گوناگون از اقتصاد کشور فلج شود، اظهار داشت : بر همین اساس این ویروس ازیک طرف یک تهدید جدی در مقابل حیات اجتماعی مردم جهان بوده و از طرف دیگر قابلیت تبدیل به یک فرصت جدید را نیز دارد. با توجه به پویایی فرهنگی جوامع که در مواجهه با هر پدیده نو پدیدی راه تداوم حیات را پیدا می کند، در شرایط فعلی عقل جمعی بشریت با قبول این واقعیت ضمن پیشگیری و درمان این اپیدمی به دنبال شناسایی راه هایی برای زندگی در این شرایط هست.

وی با بیان اینکه بیماری اپیدمیک کرونا هم روابط انسان ها و هم روابط کاری و ماموریت های نهادها و سازمان های اجتماعی و ادارات را در سراسر دنیا ازجمله کشور ما با شرایط جدیدی روبه رو کرده است، یادآور شد: تصور بنده بر این است که متاثر از این شرایط بحران در شهرداری ها ناگزیر به سمت حرکت به سوی جامعه هوشمند خواهیم بود.

این عضو شورای شهر تهران با اشاره به توسعه زیرساخت های هوشمند سازی در کشور در اواسط دهه ۸۰ عنوان  کرد: ناچار هستیم برای مواجهه کم خطرتر با شرایط فعلی از تکنولوژی های نوین و پیشرفته فناوری ارتباطات در بخش اداری استفاده کنیم.

رسولی در بخش دیگری از صحبت های خود با بیان اینکه بحران کرونا تاریخ جهان را به دو مقطع قبل و بعد از خود تقسیم می کند، تاکید کرد: بدیهی است که حوزه مدیریت شهری از این قاعده مستثنا نیست و باید بتواند با تکیه بر تجهیزات خود و بستر سازی های لازم هم با شرایط بحران این بیماری مقابله کند و هم به انجام ماموریت های خود بپردازد. طبیعی است که اگر در این راه دچار کاستی شود، تاثیرات آن را در کارکرد سازمانی خود خواهد دید.

وی با اشاره به اینکه اکنون در شهرداری تهران بسیاری از زیرساخت های لازم برای ایجاد شهر هوشمند در دوره های گذشته مدیریت شهری ایجاد شده است، گفت: اکنون به دنبال ایجاد شهری هوشمند، بدون حضور مردم در بخش های مختلف خدمات رسانی شهرداری تهران هستیم.

خزانه دار شورای شهر تهران با تاکید بر اینکه نه تنها شهرداری تهران بلکه تمامی ۱۲۵۰ سازمان شهرداری های کل کشور تمامی نهادهای اداری برای انطباق با شرایط جدید نیاز به بازسازی، نوسازی و معماری مجدد بخش اداری خود در بحران کنونی هستند، افزود: حتی اگر در آینده شاهد دسترسی مردم به واکسن این بیماری نیز باشیم، حتما این پدیده به عنوان یک نقطه عطفی تاریخ جهان را به پیش و پس از کرونا تقسیم می کند که آثار تکنولوژی ناشی از این شرایط در زندگی انسان ها تاثیرگذار خواهد بود.

وی عنوان کرد: در حوزه اداری نیز سازمان ها از نظر مکانیزم های هماهنگی، کنترل و سرویس دهی به بیرون محیط کار خود متناسب با ظرفیت هایی که دارند، باید در بستر وب دگرگون شود.

رسولی با اشاره به عقب ماندگی هایی که در این حوزه در شهرداری ها وجود دارد، یادآورر شد: معتقدم در حوزه منابع انسانی در دوران کرونا و بعد از آن از نظر جذب، آموزش و نگهداری کارکنان نیازمند معماری جدید نظام اداری است و باید شرایطی فراهم شود تا ضمن اینکه هزینه های ناشی از این بحران را کاهش می دهیم از کنار این بحران نیز به گونه ای عبور کنیم که استفاده بهینه از شرایط موجود را ببریم.

*دورکاری یک وضعیت اختیاری است

در ادامه این نشست پژوهشگر و مدیر کل سابق منابع انسانی شهرداری تهران با اشاره به مطالعاتی که با شیوع بیماری کرونا درباره ادامه فعالیت کارکنان شهرداری تهران در یک سال اخیر انجام شده است، گفت: با شیوع بیماری کرونا در سال گذشته به پیشنهاد مرکز مطالعات قرار شد تا درباره فعالیت منابع انسانی شهرداری تهران مطالعاتی انجام شود که برای انجام این کار کارگروهی در رابطه با حوزه منابع انسانی و موضوع دورکاری تشکیل شد.
کاوه تیمور نژاد با اشاره به مفهوم دورکاری افزود: دورکاری نوعی سازمان کاری است که طی آن کارکنان به شکلی انعطاف پذیر در حوزه زمانی پاره وقت یا تمام وقت و در حوزه مکان که شامل خانه می شود با استفاده از فناوری اطلاعات و ارتباطات به انجام وظیفه و پاسخ گویی به امور محوله می پردازد.

وی با بیان اینکه دورکاری یک مزیت است گفت:  شرایط کنونی نظام اداری و منابع انسانی را در تمامی سازمان ها و نهادها به ویژه شهرداری تهران محکوم و مجبور به تغییر کرده است. این در حالی است که این تغییرات حتی در شرایط غیر بحرانی باید به وجود می آمد.

این پژوهشگر با تاکید بر اینکه دورکاری یک اجبار نیست بلکه یک وضعیت اختیاری است، خاطرنشان کرد: در واقع کارمند دورکار، کارکنانی هستند که خارج از محیط اداری خدماتی را به مخاطبان خود ارائه می دهند به شرط اینکه این رویکرد آسیبی به کیفیت کار آنها وارد نکند.

وی همچنین با اشاره به معایب نظام دورکاری افزود:  دورکاری مزایا و معایبی دارد، برای مثال نپذیرفتن فرهنگ دورکاری ازسوی مدیران یکی از معایب است، گاهی اوقات مدیران تمایل دارند تا کارمندان همیشه در دسترسی آنها باشند.

همچنین نبود کنترل جدی بر عملکرد کاری کارکنان را یکی از ایرادات دورکاری می دانند، در برخی مواقع از ابزار دورکاری برای دادن پاداش به کارکنان خود استفاده می کنند، این در حالی است که نباید از نگاه منفی کارکنان به دور کاری غافل ماند.

نیروی انسانی دورکار بر این باور است که باید هزینه های زیادی را بابت این شیوه کاری متحمل شود و از همه مهمتر اینکه از امور رفاهی ای که سازمان در اختیار کارکنان قرار می دهد، دور می ماند.

مدیر کل اسبق منابع انسانی شهرداری تهران با بیان اینکه در شرایط نوین قرار است تا شهر مجازی در کنار شهر واقعی به وظایف خود بپردازد، تاکید کرد: با استفاده از ابزار دورکاری در نظر داریم تا با استفاده از موضعیت مجازی ای که در اختیار داریم به وظایف شهر بپردازیم.
وی با اشاره به اینکه دور کاری عبور سازمان ها ازشیوه های سنتی مدیریت منابع انسانی است، گفت: این ابزار امروز فرصتی را فراهم کرده تا یک نگاه جدیدی را در مدیریت منابع انسانی تحت عنوان «کار از راه دور» ایجاد کنیم.

به گفته تیمور نژاد؛ آمارهای جهانی نشان می دهد ۷.۷ درصد از سازمان های اتحادیه اروپا قبل ازشیوع بیماری کرونا از ابزار دورکاری استفاده می کرده اند که این آمار در سال ۲۰۲۰ در سطح اتحادیه اروپا به ۱۵ درصد رسیده است که در این میان کشورهای فنلاند و هلند در اتحادیه اروپا سرآمد بوده اند.

این پژوهشگر با اشاره به تاثیر فرهنگ سازی، پذیرش دورکاری، فناروی اطلاعات و ارتباطات، شغل دورکار ومکان دورکاری افزود: در فرهنگ سازی و پذیرش دورکاری باید به عوامل فردی توجه داشته باشیم. در واقع کارکنان و مدیران باید این فرهنگ را به دست آورده و هنجارهای گروهی در این زمینه تدوین شود.

وی با بیان اینکه در زمینه فناوری اطلاعات و ارتباطات اقدامات خوبی در شهرداری تهران در سال های گذشته انجام شده است، ادامه داد: باید مشاغل دورکار در سطح شهرداری تهران که شامل ۷معاونت، ۲۲ منطقه و ۱۲۲ ناحیه و بیش از ۴۰ سازمان تابع شهرداری تهران است، مشخص شود.

*شهرداری رشت پیشتاز در دورکاری

شهردار رشت نیزدر ادامه این وبنیار با تاکید بر اینکه امروز جامعه اداری ما به فرصت دورکاری نیازدارد، گفت: دورکاری یک نوع مدیریت جدید در کشور محسوب می شود که در این طرح یک ارتباط جدیدی بین کار، کارمند و محیط ایجاد می شود. به جای اینکه کارمند تکالیف خود را در اداره انجام دهد در فضایی که برای او تعریف شده است، انجام می شود.

سید محمد احمدی با بیان اینکه در شرایط دورکاری مدیران موظف به انجام طرح نظارت بر کارکنان در منزل هستند، افزود: در این نظارت باید از ظرفیت فرآیندهای الکترونیکی موجود استفاده شود. طرح دورکاری باید قابل اندازه گیری شود باشد که این موضوع به دلیل مشغله مدیران میانی و پایه مغفول مانده است.

وی با اشاره به اینکه باید معیارهای اندازه گیری کار در این شرایط قابل تعریف باشد، خاطرنشان کرد : برای مثال ارزیابی عملکرد کارکنان را در طرح دورکاری به صورت میزان فعالیت بر اساس نفر ساعت می توانیم انجام دهیم. در حال حاضر یکی از مفاهیمی که در طرح نظارت بر دورکاری کارکنان مد نظرقرار داده، همین موضوع است.

احمدی با بیان اینکه باید در فرآیند دورکاری بهره وری سازمانی را ارتقا دهیم، اظهار داشت :صرفه جویی در هزینه ها و افزایش اشتغال کارکنان ازجمله مواردی است که در انجام این فرآیند باید مورد توجه قرار گیرد.

وی با اشاره به تاثیرات فردی، سازمانی و اجتماعی اجرای طرح دورکاری بیان کرد: افزایش قدرت سازمان ها در استفاده بهینه نیروی کار یکی از تاثیرات دورکاری در سازمان هاست، کاهش شلوغی بیش از حد محل های کار، کاهش نیاز به ساختمان های بزرگ برای فعالیت سازمان ها، کاهش غیبت کارکنان ازمزیت های اجرای این طرح است.

به اعتقاد شهردار رشت، معایب طرح دورکاری در یه همه جا یکسان نیست، اما یکی از این معایب مشکل نظارت بر خروجی هاست.

احمدی  با اشاره به ظرفیت های شهر رشت به عنوان یکی از بزرگترین و پر جمعیت ترین شهرهای شمالی ایران یادآور شد: براساس آمار جمعیتی در سال ۱۳۹۵ جمعیت این شهر ۶۷۶۹۷۱ نفر است اما برآورد ما حکایت از جمعیت حدود ۸۰۰ هزار نفری دارد این در حالی است که جمعیت شناور این شهر به صورت روزانه به دلیل مرکزیت استان به بیش از ۱ میلیون نفر می رسد که در ماه های گردشگری بیشتر می شود.

شهردار رشت با اشاره به پیوستن این شهر به شبکه شهرهای خلاق یونسکو در سال ۲۰۱۵ تاکید کرد: باتوجه به گستره فعالیت های شهرداری بسیاری از خدمات که شامل خدمات عملیاتی و اداری است باید از سوی این سازمان انجام شود. در بخش زیادی از حوزه‌های ماموریت های عملیاتی که در ارتباط با زندگی روزمره مردم است در شرایط بحرانی امکان تعطیلی آن و یا کاهش نیروی انسانی در این بخش ها وجود نداشت.

وی با اشاره به اجرای آئین نامه دورکاری در دو برهه زمانی اسفند سال ۹۸ و تیرماه سال ۹۹ گفت: از جمله وارد مهم لحاظ شده اولویت دادن به دورکاری کارکنان دارای بیماری خاص، بانوان باردار، کارکنان دارای سن بالا، کارکنان دارای معلولیت، کارکنان دارای فرزند معلول، بانوان دارای فرزند زیر سن ۶ سال بوده است.

محمد احمدی افزود: تصویب بودجه مورد نیاز در حوزه فناوری اطلاعاتبه ویژه افزایش امنیت شبکه های ارتباطی ازجمله اقدامات انجام شده در این حوزه بود. همچنین تلاش کردیم زیرساخت های لازم را در سازمان فناوری اطلاعات و ارتباطات ایجاد کنیم. به عنوان مثال ایجاد میزکار مجازی و دسترس به سامانه مالی از منزل برای کارکنان و برگزاری جلسات اداری در فضای مجازی، برگزاری کنفرانس ها و سیمنارهاو جشنواره ها در این فضا از اقدامات دیگر شهرداری رشت بوده است.

به گفته وی؛ ایجاد بستر سازی شهر هوشمند در رشت شامل توسعه شبکه فیبر نوری و افتتاح کنترل آنلاین شبکه ترافیکی با استفاده از دوربین های کنترل و نظارت، ایجاد کیف پول شهروندی برای استفاده از حمل و نقل عمومی و راه اندازی اپلیکیشن حوزه خدمات شهری مانند جمع آوری زباله  از اقدامات دیگری است که در یک سال اخیر در این کلانشهر انجام شده است.

*ارتقای بهره وری با استفاده از ابزار دورکاری

مدیرکل دفتر نوسازی، تحول اداری و فناوری اطلاعات سازمان شهرداری‏ها و دهیاری‏های کشور نیز با اشاره به گزارش های سازمان جهانی کار درسال ۲۰۲۰ گفت: سازمان جهانی کار در سال ۲۰۲۰ در گزارش خود درباره دورکاری در زمان شیوع کووید ۱۹ استفاده از این ابزار را باعث استمرار کسب و کار و ارتقای بهره وری عنوان کرده است. همچنین دراین گزارش عنوان شده است دورکاری فرصتی برای منعطف کردن کارکنان به دور از فضای کاری است.

عباس کرکه آبادی افزود: دورکاری بحث ارتباط و تعامل کارمند و دستگاه های دولتی نیست بلکه مساله ارتباط مردم با کارکنان و مردم با دستگاه ها را مطرح می کند که سازمان جهانی کار در رابطه با ضرورت انجام این کار تاکید کرده است.

وی عنوان کرد:  دورکاری باید توافقی بین کارفرما و کارکنان باشد که به نحوی انجام کار در خانه، میزان حضور در منزل و میزان پرداخت دستمزدها و ابزارهای ارتباطی تاکید کرده و ابزارهای ارائه این گزارش ها را لحاظ کرده است.

مدیرکل دفتر نوسازی، تحول اداری و فناوری اطلاعات سازمان شهرداری‏ها و دهیاری‏های کشور با بیان اینکه کشورهایی مانند ایتالیا و کانادا از جمله کشورهایی هستند که در این رابطه پیشگام بوده اند، بیان کرد: در این کشورها تعاریف قانونی دورکاری، تهیه تجهیزات ابزار لازم برای دورکاری، تدوین توافقنامه بین مدیر و کارکنان دررابطه با نوع فعالیت و تهیه دستور العمل های چگونگی کار تهیه شده است.

*پیشگامی شهرداری تهران دراجرای طرح دورکاری

مدیر کل منابع انسانی شهرداری تهران نیز با تاکید بر اینکه سیستم دورکاری در این مجموعه در دو بعد طراحی شده است، گفت: عمده فعالیت های شهرداری تهران در زمینه استراتژی هوشمند سازی در دو بخش شرایط بحران و دورکاری با رویکرد شرح مشاغلی که دارای ماهیت دورکاری هستند، بازتعریف شده است. باشیوع بیماری کرونا در کشور شهرداری تهران به مانند سایر نهادها با مشکلات زیادی مانند انباشت نیروی اداری در نهادها، استرس کارکنان و شهروندان مواجه بود.

اسحاق بهادری با اشاره به اینکه شهرداری تهران به دلیل خدمات عمومی که باید به شهروندان ارائه دهد، نیازمند بازنگری دقیق در اجرای طرح دورکاری بود، افزود: در حوزه کارکنان، اولین گام تنظیم دستور العمل های به موقع برای حفظ کارکنان از ابتلا به بیماری کرونا بود. به همین دلیل از۴ اسفنده سال گذشته دستور العمل های متعددی در زمینه حضور کارکنان، کاهش ساعت کاری، اجرای مصوبات ستاد ملی کرونا انجام شد.

وی با اشاره به تنظیم ۲۷ بخشنامه در این زمینه درشهرداری تهران ادامه داد: در این بخشنامه ها ماموریت کارکنانی که شاغل در دو حوزه ستادی و صف هستند هستند، به گونه ای تنظیم شد تا درانجام وظایف محوله خللی در خدمات رسانی به شهروندان ایجاد نکند.

مدیر کل منابع انسانی شهرداری تهران با تاکید بر اینکه کاهش کارکنان در فضاهای اداری باعث شد تا همکاران ازخطر ابتلا به این بیماری حفظ شوند، خاطرنشان کرد: این در حالی است که در مجموعه شهرداری تهران شاهد ابتلای برخی از کارکنان به این بیماری و یا فوت آنها بودیم.

وی با بیان اینکه اداره کل منابع انسانی طرحی به عنوان انجام کار ازراه دور با حفظ سلامت کارکنان در شهرداری تهران اجرا کرد، یادآور شد: این دستور العمل یک هفته بعد از ابلاغ وزارت بهداشت در خصوص شیوع کرونا به تمام واحدهای شهرداری تهران ابلاغ شد و می توان گفت که شهرداری تهران در حوزه دورکاری در شرایط بحرانی کشور میتواند یکی از پیشگامان به حساب می آید.

وی  با بیان اینکه همزمان با مدیریت بحران در شهرداری تهران و صدور بخشنامه ها با تدابیر معاونت منابع انسانی همزمان در راستای اهداف این مجموعه که هوشمند سازی فرایندها بود، تصمیم گرفتیم با استفاده از فناوری ماهیت دورکاری را در شرح مشاغل کارکنان پیگیری کنیم، تاکید کرد: در گام اول نیازمند مطالعه و تحلیل طرح های موفق در سازمان ها و کشورهای دیگر بودیم. این در حالی است که در راستای بیانات رهبر انقلاب در رابطه با توسعه نظام اداری، قوانین موجود به ویژه بخشنامه دولت درسال ۸۹، برنامه ۵ ساله سوم شهرداری و برنامه راهبردی معاونت منابع انسانی؛ از ۲.۵ سال قبل از شیوع بیماری کرونا به موضوع دورکاری پرداخته شده بود، اما چون سند بالادستی دراین رابطه وجود نداشت، این طرح جمع بندی شد.

بهادری با اشاره به اینکه با شیوع کرونا از دستور العمل موجود در بعد مدیریت بحران استفاده شد، گفت: با تشکیل جلساتی نسبت به بررسی آئین نامه دورکاری اقدام کردیم. همانطور که می دانید آئین نامه ای که در این زمینه وجود داشت، توسط دولت ابلاغ شده بود که ایراداتی داشت و به همین دلیل در اجرا با مشکلاتی روبه رو شد. به عنوان مثال زیر ساخت های فنی فراهم نبود، بحث عدم هماهنگی فرهنگ دورکاری، احساس خطر کارکنان در دورکاری مشکلات این آئین نامه بود. همچنین هیچ گونه سیستم نظارتی بر انجام وظایف فرد دورکار در ساختارها وجود نداشت و کارکنان تعلق کاری کمتری نسبت به وظایف و ماموریت های خود داشتند.

*لزوم سنجش آمادگی کارکنان برای انجام دورکاری

در انتهای این نشست نیز دانشیار دانشگاه علامه طباطبایی با بیان اینکه موضوع دورکاری ادبیات مشخصی در حوزه مدیریت منابع انسانی دارد، گفت: باید توجه داشته باشیم که دورکاری یک هدف نیست بلکه یک ابزار است تا به هدف که بهره وری سازمان برسیم.
میر علی سید نقوی با بیان این مطلب افزود: بحث دورکاری یکی از موضوعاتی است که در آینده نیز ادامه خواهد داشت و در واقع یک آینده محتومی است که پایه های آن در گذشته گذاشته شده است.

وی با اشار به اینکه به نظر می رسد بعد از اتمام بحران بیماری کرونا نظام اداری کشور قطعا به حالت قبل و سنتی خود باز نخواهد گشت، عنوان کرد:  موضوعاتی که امروز در منابع انسانی مطرح بوده، مختلف است. برای مثال در حوزه رفتاری یکی از این موضوعات وجود خشونت در محیط کار بود که این موضوع همیشه وجود داشته است. آن چیزی که نگران کننده بود افزایش این شیوه خشونت در ادارات است. اما این مشکل هر چند با اجرای دورکاری کاهش پیدا کرده است، اما امکان دارد که خشونت در محیط کار به صورت خشونت در محیط خانه منتقل شده باشد.

به گفته این استاد دانشگاه، همچنین موضوعاتی مانند بحث های مربوط به افزایش تعارضات که درمحیط های سازمانی وجود داشت و از آن به عنوان «زیر آب زنی» یاد می شد، اکنون این تعارضات در منازل دیده می شود.

وی  با تاکید بر اینکه در حال حاضر امکان استفاده تمامی اعضای خانواده از شرایط دورکاری در خانه های امروزی وجود ندارد، بیان کرد: اکثر خانه ها در تهران واحدهای کوچکی است که در این فضا کارکنان می خواهد کار کنند. چالش های تعادل کار و خانه باید به آن توجه شود برنامه ریزان باید به این مساله توجه کنند. تنها داشتن امکانات زیر ساختی کافی نیست و باید دید که در محیط خانه فضا برای کارمند مهیا است یا خیر!